Hver gang du sender et dokument til en kollega, du gemmer den, du korrekturlæse det, rette eventuelle stavefejl og /eller grammatiske fejl, og sende den. Det er en stor vane at komme ind, og kan helt sikkert spare tid og energi ned linjen, hvis dit arbejde er til stadighed korrekt. Redaktion vil elske dig (vil de ikke ?!). Men hvad med de andre oplysninger, vi måske ubevidst giver, når vi sender et dokument?
Microsoft Office skaber og opretholder en metadata-fil knyttet til dit dokument. Hver gang du sender det, bliver dine oplysninger videregives frem til modtageren, og alle andre, at dokumentet bevæger sig fremad til. Dette er okay i visse situationer, men på andre tidspunkter kan det være praktisk at rense dine dokumenter personlige data, før du slipper dem i naturen.
Lad os tage et hurtigt kig på hvordan at skrubbe dine dokumenter ved hjælp af Document Inspector funktion i Microsoft Office.
Hvilke typer af oplysninger taler vi her?
Microsoft Office gemmer automatisk flere typer af personlige oplysninger, sammen med nogle andre former for skjulte data. Dataene er ikke umiddelbart indlysende. Det vises ikke sammen dit dokument; Vi bliver nødt til at udrydde det ud. Office-dokumenter kan indeholde følgende former for oplysninger:
Kommentarer, korrekturmærker fra registrerede ændringer, versioner og håndskrevne anmærkninger. Hvis du har samarbejdet om dit dokument, er det sandsynligt at indeholde korrekturmærker, kommentarer og meget mere fra din arbejdsproces. Disse uddrag kan aktivere andre mennesker til at se, hvem der ellers har arbejdet på dokumentet, samt de ændringer, de har foretaget.
Det er selvfølgelig kun et problem, hvis du finder det ene. De fleste individer skaber og sende dokumenter ved hjælp af Microsoft Office bør ikke have nogen problemer med de oplysninger, oprettet ved siden af deres arbejde. Hvis du har brug for at skille dig af nogen af de ovennævnte oplysninger, så læs videre!
Document Inspector er en blanding af alle de forskellige inspektør tjenester tilgængelige til Microsoft Office. Deres hovedfunktioner er at finde og fjerne eventuelle yderligere data fra dine dokumenter. Før du bruger Dokumentinspektion, gemme din aktuelle dokument
Når det er gjort, leder til fil & gt.; Info. Du vil blive præsenteret med en skærm som ligner dette:
På højre side kan du se nogle af de oplysninger, der genereres af Microsoft Office: sider, mængde redigering tid, selv som forfatter. For at fjerne denne, hovedet skal tjekkes for spørgsmål & gt; Undersøg dokument. Du vil derefter ankommer til Dokumentinspektion indstillinger panel. Tjek de muligheder, du har brug for, efterfulgt af Undersøg. Afhængig af størrelsen af dit dokument, kan det tage et øjeblik.
Når Dokumentinspektion har gjort sit arbejde, vil du være i stand til at fjerne eventuelle fundne skjulte data. Kig ned på listen dokumentet. Tryk Fjern alle de sektioner, du ønsker at slette.
Når du har renset den skjulte information fra dit dokument, kan du gemme den. Prøv at genåbne det og scanning igen for at sikre, at alle data er blevet fjernet. Ellers bør du nu være fri for at identificere oplysninger, du har måske utilsigtet sendt på
NB:. I Office 2007 kan Dokumentinspektion findes ved overskriften til Office-knappen & gt; Forberede & gt; Undersøg dokument & gt; Inspicere. Sørg for at gemme arbejdet, før du foretager nogen ændringer
Kan jeg stoppe det fra Happening
Ja -.?, Men det er et dokument specifik indstilling, hvilket betyder at du bliver nødt til at anvende indstillingen til hvert dokument, du opretter. For at forhindre Office fra gemme metadata med hvert dokument, hovedet til Fil & gt; Indstillinger & gt; Trust Center & gt; Indstillinger for beskyttelse. Under Dokument-specifikke indstillinger, tjek Fjern personlige oplysninger fra fil-egenskaber på gem.
Som nævnt vil dette stoppe metadata fra din aktuelle dokument bliver gemt, men du bliver nødt til at anvende det igen næste gang.
Dokumentinspektion Roundup
der er en massiv række grunde til at fjerne personlige oplysninger fra en Office-fil, være, at en PowerPoint-præsentation, Excel-projektmappe, eller Word-dokument. Som Office 2016 har indført samarbejdsværktøjer, kan det blive stadig vigtigere at rydde op vores vigtige dokumenter, før du sender dem.
I det mindste, overveje, hvor dokumentet måske ender, og de oplysninger, den er uforvarende leverer til den næste person.
Har du jævnligt krat dine dokumenter? Hvad er din grund til at rense dem op? Lad os vide nedenfor!